Was ist neu in SharePoint 2010 Foundation (Serie) – Teil 2

Arbeiten mit großen Listen

In einer Collaboration-Umgebung kommt es schnell dazu, dass Listen sehr schnell wachsen und schon sehr bald viele Einträge (Listenelemente) beinhalten. In bisherigen Versionen des SharePoint gab es hier gewisse Einschränkungen und Empfehlungen von Seiten Microsoft, wie mit Listen mit mehreren Tausend Einträgen umgegangen werden sollte. Schnell stieß man hier auf Performance Einschränkungen oder Empfehlungen, die dann eine umfangreiche Ordnerstruktur vorsehen mussten, um große Listen performant und bedienbar zu halten.

Um dies zu vermeiden, wurden Konfigurationseinstellungen auf Web-Anwendungsebene neu hinzugefügt, die es dem Administrator ermöglichen zum Beispiel das Aufrufen von Listenansichten, die mehr als eine definierte Anzahl von Elementen enthalten, zu verhindern. Damit werden von vorn herein Performance-Probleme und übermäßige Ressourcen Belastung der Server und Datenbank verhindert.

Auch für Entwickler interessant

Auch das Objektmodell bietet dem SharePoint-Entwickler an dieser Stelle neue Methoden, die der Entstehung von Ressourcen-Problemen vorbeugen. Hier wurden Methoden auf Listen und Bibliotheksebene hinzugefügt, die bisherige bekannte Methoden ersetzen und speziell für das Handling von großen Listen gedacht sind. Hierzu zählen:

  • SPList.ItemCount

  • SPList.AddItem

  • SPList.GetItemByID

und weitere mehr.

Abbildung 7:
Ressourcen-Steuerung für große Listen in der Zentraladministration für eine Web-Anwendung

Abbildung 7

Wirklich cooles Tool Ironspeed Designer

Ein wirklich cooles Tool für ASPX-Entwickler mit dem ich mich mal etwas näher beschäftigt habe ist der Iron Speed Designer (http://www.ironspeed.com).
Es handelt sich um ein Entwicklungswerkzeug mit dem die Entwicklung von Datenbank gestützten Web-Applikationen wirklich kinderleicht wird.
Es gibt eine freie Version mit der man schon einiges anstellen kann und sich zumindest einen sehr guten Eindruck der Leistungsfähigkeit machen kann.

Das Tool unterstützt die Erzeugung von ASPX Seiten, multi language support der Applikationen, search, Export nach Excel, Word, PDF, E-Mail Workflows, Reports, Rollen basierte Rechtekonzepte, Stored Procedures und noch unglaublich viel mehr.

Ein Blick lohnt sich eigentlich für jeden Entwickler!

SP-Designer Workflows wiederverwenden, Re-use SP-Designer Workflows

English:One of the most annoying things about sp-designer workflows is that they can´t be reused on different lists. If you have created a workflow with, lets say, 10 activities you have to do all the clicking again, if you want to use the same workflow on just another list on the same site.

But as always there is a trick. Read more inside

Deutsch:Normalerweise kann ein SP-Designer Workflow nicht an einer anderen Liste wieder verwendet werden. Dies ist besonders frustrierend wenn mann gerade einen Workflow mit so etwa 10 Aktionen zusammen geklickt hat und ihn genau so an einer anderen Liste ebenfalls gebrauchen könnte.

Wie man den Workflow trotzdem kopieren kann, steht nachfolgend in der Strich-Aufzählung zu lesen (in englisch). Falls es jemand auf Deutsch braucht, schickt mir bitte eine Mail.

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Workflow access rights insufficient

After creating a site template with workflows and using it sometimes users can not start workflows manually or not at all and get the error message about having insufficient access rights.

This is a small bug, that comes from copying the workflows with the template and happens if users are added to the site.

To make alle the workflows work, you have to :

  • open the site in SharePoint Designer with admin or system account rights
  • expand the workflow tree
  • right click on the first workflow and select properties
  • on the security tab click on the link (botton of dialog box) „Edit in Browser“
  • a browser-window will open. Add the appropriate users and/or groupe to your workflow
  • click save
  • rinse and repeat with all other workflows

SP-Designer: Bis Datum anhalten

Was macht diese Workflow-Aktion?

Der aktuelle Workflow wird bis zum angegebenen Datum und Uhrzeit angehalten.

Wozu kann man das gebrauchen?

Über diese Aktion können sehr schön z.B. Eskalations-Schritte realisiert werden.
Beispiel:
In einem Freigabeprozess wird einem Mitarbeiter die Aufgabe zugeordnet ein Dokument zu überarbeiten und/oder freizugeben. Hierzu soll eine First von drei Tagen gesetzt werden. Nach Ablauf der drei Tage soll eine Erinnerungs E-Mail an den Mitarbeiter gesendet werden. Nach weiteren 2 Tagen wird sein Stellvertreter per E-Mail informiert, dass ein Dokument auf Freigabe wartet.

Dies kann dadurch realisiert werden, dass in der Aufgabenliste Formelfelder (berechnete Spalten) die beiden Wiedervorlagedaten berechnet. Der Workflow greift auf diese Felder zu und hält den Workflow entsprechend an, bzw. versendet die E-Mails. (Beispiel mit Screenshots folgt)

Grenzen

Es können innerhalb der Aktion keine Datumberechnungen ausgeführt werden. Die Datumberechnungen müssen in berechneten Spalten der Liste erfolgen.
Vorsicht bei Verwendung von NUR Datums-Spalten, wenn der Workflow eventuell nur für einige Minuten angehalten werden soll! Sofern der Workflow-Aktion nur ein Datum (ohne Uhrzeit) übergeben wird, so wird als Uhrzeit automatisch 00:00:00 Uhr angenommen. Dies kann zu Schwierigkeiten führen, wenn der Workflow an gleichen Tag angehalten und fortgesetzt werden soll. Am besten immer Datum+Uhrzeit Spalten verwenden!

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SP-Designer: Aufgabe zuordnen

Was macht diese Workflow-Aktion?

Es wird eine Aufgabe des Standard-Inhaltstypen der Aufgabenliste erstellt. Im WF-Designer kann ein Aufgaben-Betreff und eine Beschreibung festgelegt werden. Die Aufgabe wird einem Benutzer, oder einer Benutzergruppe zugewiesen. Je nach Einstellungen der Liste Aufgaben führt dies zu einer E-Mail Benachrichtigung der Benutzer.

Wozu kann man das gebrauchen?

Man erspart sich hierdurch ein komplizierteres Erstellen eines Listeneintrags in der Aufgabenliste mit „Listenelement erstellen“.

Grenzen

Es können keine benutzerdefinierten Aufgabenfelder erstellt werden, wie dies z.B. in der Aktion „Daten von einem Benutzer sammeln“ möglich ist.

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SP-Designer : Auf Feldänderung im aktuellen Element warten

Was macht diese Workflow-Aktion?

Der aktuelle Workflow wird unterbrochen, bis das definierte Feld den angegebenen (ist gleich, ist ungleich) Wert angenommen hat, bevor die weiteren Aktionen in dieser Verzweigung des Workflow-Schrittes ausgeführt werden.

Wozu kann man das gebrauchen?

Anstatt einen eigenen Workflow-Schritt, oder gar einen ganz eigenen Workflow zu erstellen, der bei jeder Änderung eines Listenelementes prüft, ob ein Feld einen bestimmten Wert angenommen hat, kann man den Workflow so lange anhalten, bis dieses Ereignis eingetreten ist.
Mit der Technik des parallelen Ausführens von Verzweigungen, kann man mit dieser Workflow-Aktion sehr schön koplexere Bedingen abfragen (in Kombination mit Bedingungen).

Grenzen

Leider ist diese Aktion auf Felder der Liste eingeschränkt. Man kann keine Workflow-Variablen abprüfen. Auch die einschränkung auf „ist gleich“ und „ist ungleich“ schränkt auf exakte Werte ein. Ein Vergleich auf „größer“, „kleiner“ oder „enthält“ ist leider nicht möglich.

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SharePoint-Designer Workflows (How To…)

Der SharePoint-Designer 2007 enthält die Möglichkeit per Mausklick mächtige Workflows zu gestalten. Da viele der Funktionen nicht gerade sehr aussagekräftig benannt sind, möchte ich hier einen Überblick über die Standard-Workflow Aktivitäten geben.

Der Artikel ist in mehrere Teile aufgeteilt, die nachfolgend aufgelistet sind. Ich werde die verschiedenen Workflow-Aktionen nach und nach einfügen und ergänzen.

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SP-Designer Workflow, E-Mail an Gruppe – E-mail to multiple recepients

Workflows im SP-Designer erlauben leider nicht Listenfelder vom Typ Person/Gruppe mit Mehrfachauswahl als Empfänger von E-Mails zu verwenden, Sie wollen einen eindeutigen Empfänger haben. Hier ein kleiner Workaround unter Verwendung von dynanischen Zeichenfolgen…..
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SP-Designer workflows don’t like it to use list columns of type person/group with more than one single entry. Here is a workaround using dynanic strings…..

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