SP-Designer Workflow, E-Mail an Gruppe – E-mail to multiple recepients

Workflows im SP-Designer erlauben leider nicht Listenfelder vom Typ Person/Gruppe mit Mehrfachauswahl als Empfänger von E-Mails zu verwenden, Sie wollen einen eindeutigen Empfänger haben. Hier ein kleiner Workaround unter Verwendung von dynanischen Zeichenfolgen…..
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SP-Designer workflows don’t like it to use list columns of type person/group with more than one single entry. Here is a workaround using dynanic strings…..

 a SP-Designer workflow is used to send e-mails to more that one recepient at a time there is a little problem in creating this workflow activity. Especially if a listfield is used to refer to the e-mail recepient.
The SP-Designer allows only listfields configured for single entries. If you are using a list column configured for multiple entries for persons/users or groups these list column will not show up as e-mail recepients in the workflow wizzard.

The workaround:

  • Create a workflow activity using build dynamic string (not sure if this is the correct term in english, but you know the thing with „dynamic“ in it) and assing it to a variable.
  • click on dynamic string an select the multiple persons column from your list or library
  • Now you can use the variable created in your previous workflow activity to assing it as a e-mail recepient (use workflow lookup)

Problem solved.
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Deutsch:

Wenn man in einem SP-DesignerWorkflow versucht eine E-Mail an mehrere Empfänger zu versenden und die Empfängeradressen aus einem Listenfeld generiert werden sollen, welches als Spaltentyp Person/Gruppe mit zugelassener Mherfachauswahl hat, so wird diese Listenspalte im Workflow-Designer nicht zur Auswahl angeboten.

Als Workaround:

  • Erstellen Sie eine Workflow Aktivität „dynamische Zeichenfolge erstellen“ und weisen Sie die dynamische Zeichenfolge einer Variablen zu
  • Klicken Sie auf „dynamische Zeichenfolge“ und wählen dann als Nachschlagevorgang die Listenspalte aus, in der die E-Mail Empfänger Personen enthalten sind
  • Nun können Sie in der Aktität E-Mail versenden die Variable, die Sie vorher erstellt haben, als Empfängeradresse benutzen (Workflow-Nachschlagevorgang).

Problem gelöst.

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