Datenimport Überlegungen Teil 2 (MS-CRM)

Teil 1 findet sich hier http://blog.christian-brix.de/2012/01/23/datenimport-uberlegungen-ms-crm/

Aufbereitung der Ausgangsdaten:

Ausgehend von den Datenquellen, wie in Teil 1 genannt, müssen die Quelldaten zunächst in ein Format und eine Struktur aufgearbeitet werden, die der CRM-Datenstruktur entspricht.MS-CRM trennt Firmendaten (Accounts) von Personendaten (Contacts).

In der Datenquelle sind jedoch beide Datenstrukturen enthalten und somit sind viele Firmendaten redundant vorhanden. In der Datenquelle „Firmendaten“ sind sogar, neben den Firmendaten, ggf. bis zu 2 Ansprechpartner vorhanden. Verkürzt dargestellt sieht die Datenquelle etwa so aus:
CRM Datenquelle 1
CRM-Datenquelle 1

Somit werden mehrere Herausforderungen offensichtlich:

1.      Mehrere Ansprechpartner in einer Firma führen zu Redundanz bei Firmendaten. Dabei sind die Firmendaten jedoch nicht eindeutig zu unterscheiden (jeweils eigene eindeutige ID). Dies wird sichtbar bei den Datensätzen 1 und 4

2.      Gleichzeitig können offenbar gleiche Firmen auch an unterschiedlichen Standorten mit unterschiedlichen Ansprechpartnern vorhanden sein. Siehe Datensätze 2 und 5.

3.      Bei Firmenbezeichnungen können unterschiedliche Schreibweisen in Firma1 und Firma2 vorkommen. Siehe Datensätze 2 und 5.

Beliebige weitere Problemfälle sind denkbar. Zum Beispiel könnten Firmen unterschiedliche Schreibweisen in Firma1 und/oder Firma2 aufweisen, jedoch die gleiche Adresse aufweisen. Die Abelco GmbH könnte versehentlich einen Buchstabendreher aufweisen und beispielsweise als „Ableco GmbH“ geschrieben worden sein.
Auch unterschiedliche Schreibweisen bei den Adressen, Zahlendreher bei Postleitzahlen und vieles mehr sind denkbar.

Zusammenfassend kann hier nur festgestellt werden, dass mit programmatischen Mitteln immer ein gewisses Delta verbleiben wird, dass mit keinem Script, keiner Excel-Formel und keinem Hilfsprogramm erfasst werden wird.
Es bietet sich an, dieses Delta so klein wie möglich zu halten und diese Delta-Datensätze dann manuell aufarbeiten zu lassen.

Welche Schritte müssen jedoch unbedingt erledigt werden, um einen Import ins CRM sicher zu stellen? 

Aufbereitungs-Tips

1.      Identifizierung eindeutiger Firmendatensätze
      a.  z.B. Import in eine SQL-Datendank (auch MS-Access möglich).
          Selektion nach Firma 1, Straße und/oder PLZ (mit einer „Distinct“ Einschränkung)
    
b.   Vergabe einer neuen eindeutigen ID für die unter a. identifizierten Datensätze unter
          Beibehaltung der alten ID.
    
c.      Zuordnen der so erteilten NeuID an die weiteren Datensätze

2.      Heraus-Selektieren der Ansprechpartner-Daten und zuordnen der NeuID zu den Ansprechpartner-
       Datensätzen

Im Ergebnis sollten die daraus entstehenden Firmen- und Ansprechpartner-Tabellen dann etwa so aussehen:

 CRM Datenquelle 2
CRMDatenquelle2


CRM Datenquelle 3
CRMDatenquelle3

Somit ist es möglich nun Firmendaten ohne Redundanzen zu importieren, indem aus der Firmendatenquelle alle Datensätze mit gleicher NeuID gelöscht werden (SQL-Distinct). Gleichzeitig können die Ansprechpartner eindeutig über die NeuID den richtigen Firmen zugeordnet werden.
 

Für die hier eingeführte NeuID muss im CRM, in der Entity Firma (Account) ein neues Feld angelegt werden, damit der Abgleich der Ansprechpartner NeuID mit den Firmen NeuIDs erfolgen kann. 

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