Woraus besteht nun so ein Projekt? Ein bisschen Brainstorming:
Ein Projekt hat ein Ziel. Man will etwas mit den Projekt erreichen. Nur in den seltensten Fällen wird ein Projekt um des Projekts willen durchgeführt. Es soll etwas produziert werden: Eine Erkenntnis, ein Produkt (materiell oder ideell), ein Prozess, oder eine Verbesserung eines der Vorgenannten.
Je umfangreicher und komplexer das Ziel, desto eher wird man Zwischenziele zu erreichen haben, um das Gesamtziel zu erreichen. Ohne die Erreichung eines oder mehrerer Zwischenziele wird es nicht möglich sein, das Projektziel zu erreichen. Möchte man beispielsweise ein Haus bauen, so benötigt man zunächst ein Grundstück, eine Baugenehmigung einen Bauplan und vieles mehr. Um z.B. eine Baugenehmigung zu erhalten, müssen weitere gesetzliche Voraussetzungen erfüllt werden. So gliedert sich das Projektziel in mehrere voneinander abhängige Zwischenziele. Um solchen Zwischenzielen einen Namen zu geben, werden sie auch Meilensteine genannt.
Neben den wichtigen Meilensteinen eines Projekts gibt es natürlich eine Vielzahl von Aufgaben in einem Projekt zu erledigen. Aufgaben oder Vorgänge machen den Hauptteil der Projektplanung aus.
Manche Vorgänge stehen in besonderer Abhängigkeit voneinander. So kann mit dem Bau eines Hauses nicht angefangen werden, bevor nicht das Baumaterial geliefert wurde oder eine Baufirma beauftragt wurde. Somit müssen solche Abhängigkeiten auch in eine Planung mit einbezogen werden. Auch wenn es auf den ersten Blick trivial erscheint, und vollkommen logisch ist, dass man erst die Steine braucht, bevor man eine Mauer bauen kann, so ist es doch enorm wichtig in einem komplexen Zusammenhang diese Abhängigkeiten auch irgendwie festzuhalten. Man kann nie davon ausgehen, dass alle Beteiligten auch wissen, dass man erst Steine benötigt, bevor man mit dem Bauen beginnen kann.
Nur selten wird einem Projekt alles von einer einzelnen Person erledigt werden können. Es werden für Vorgänge also besondere Qualifikationen benötigt. Qualifikationen hängen natürlich eng mit Personen zusammen. Um auch hier zunächst bei dem bisherigen Beispiel zu bleiben: Um einen Mauer hochziehen zu können, braucht man einen Maurer und nicht einen Bäcker. Vielleicht wird der Bäcker auch mauern können, aber es ist eben nicht seine eigentliche Qualifikation und er wird sicher länger brauchen, als ein gelernter Maurer.
Ein Projekt findet auch nicht in einem leeren Raum statt. Es werden meist Materialien, Arbeitsmittel , Räume und Geräte benötigt, um ein Projekt durchzuführen. All diese Dinge kann man unter dem Begriff Ressourcen zusammenfassen. Häufig werden auch Personen und Qualifikationen unter Ressourcen zusammengefasst.
Je tiefer man sich mit den Einzelteilen eines Projekts befasst, auf um so mehr wird man darauf stoßen, was man bedenken und berücksichtigen muss. So haben Personen zumeist bestimmte Arbeitszeiten. Sie haben auch die dumme Angewohnheit krank werden zu können, oder gar Urlaub zu haben. Manche Personen haben sogar, außer in dem zu planenden Projekt mit zu arbeiten, noch andere Aufgaben zu erfüllen, sind also nicht immer einfach so verfügbar.
Material, Arbeitsmittel, Räume und Geräte fallen auch nicht für ein Projekt vom Himmel, sondern kosten Geld. Wenn man genau überlegt kosten sogar die Personen Geld, auch wenn das häufig übersehen wird. Häufig wird zwar nach dem Motto vorgegangen: Die Leute sind doch sowieso da, dies spiegelt für jemanden, der sich ein bisschen mit Finanzen auskennt, aber nicht die Realität wider. Üblicherweise wird Personal nicht entlohnt, um sowieso da zu sein, sondern, um bestimmte Aufgaben zu erfüllen. Das sowieso da Prinzip kann also nur angewendet werden, wenn die vom Projekt betroffenen Personen nichts anderes zu tun hätten. Aber auch dann wollen sie meist dummerweise trotzdem ihr Gehalt erhalten. Somit entstehen für das Projekt Kosten
Sobald man beginnt, sich mit Kosten und den Eigenschaften / Eigenarten von Personen zu beschäftigen, wird man schnell bemerken, dass in einem Projekt so einiges schief gehen kann. Menschen werden krank, Material und Geräte stehen nicht zur Verfügung. Die Komplexität einer Aufgabe wird unterschätzt. Das Budget ist aufgebraucht. Dies alles sind Risiken, die ein Projekt zum Scheitern bringen können. Aber nicht nur Faktoren, die ein Projekt scheitern lassen, sind Risiken. Dies wäre nur der schlimmste anzunehmende Fall eines Projekt-Risikos. Auch Dinge, die nur zu Verzögerungen führen, oder mehr kosten können, als geplant, sind Risiken für ein Projekt.
Fassen wir also in Stichpunkten zusammen, was in einem Projekt alles bedacht und in die Planung einbezogen werden muss:
– Projektziel
– Meilensteine
– Aufgaben / Vorgänge
– Vorgangsabhängigkeiten
– Personen / Qualifikationen
– Ressourcen
– Verfügbarkeit von Ressourcen
– Arbeitszeiten
– Verfügbarkeiten und deren Umfang
– Kosten
– Risiken
Damit nicht genug, gibt es immer ein Leben vor und nach dem Projekt. Damit ist gemeint, dass auch die Projektvorbereitung und der Projektabschluss berücksichtigt werden sollten. Je größer und komplexer ein Projekt ist, desto mehr Menschen haben ein vitales Interesse daran und möchten, oder besser gesagt müssen, Genehmigungen erteilen und wollen sowohl über den Projektfortschritt, als auch über den Projektausgang informiert werden.