Wenn jemand davon spricht, er müsse ein Projekt planen, dann kann er damit meinen, dass er die Weihnachtsfeier organisieren will, oder dass er einen Staudamm bauen will. Beides sind zweifellos Projekte, die der Planung, Organisation und Überwachung bedürfen. Dennoch sind beide Projekte vom Umfang fraglos sehr unterschiedlich.
Nun stellt sich jedoch bei näherem Hinsehen eine Reihe von Fragen. Es beginnt damit, sich die Frage zu stellen, wann man wirklich von einem Projekt sprechen kann. Was ist eigentlich ein Projekt? Wie groß und umfangreich muss ein Projekt sein, um diesen Namen zu verdienen? Geht es dabei um die Dauer des Projekts? Um die Anzahl der beteiligten Personen? Eventuell um das, was es kostet dieses Projekt durchzuführen? Letztendlich ist diese Frage nur sehr subjektiv zu beantworten und befragt man eine repräsentative Menge an Personen, so wird eine große Anzahl unterschiedlicher Antworten erhalten, die von der jeweiligen Betrachtungsperspektive des Befragten abhängen. Man kann sicher guten Gewissens sagen, dass alle vorgenannten Faktoren dabei eine Rolle spielen, ob man von einem Projekt sprechen kann, oder eben nicht. Sprengt einer der Faktoren eine gewisse subjektive Grenze, so wird man von einem Projekt sprechen. Dauert ein Projekt beispielsweise nur einige wenige Tage, so wird man zögern, es ein Projekt zu nennen. Dauert es dagegen mehrere Wochen oder gar Monate, so ist es gewiss ein Projekt.
In der Realität kommt es jedoch nur sehr selten darauf an zu rechtfertigen, ob man an einem Projekt arbeitet oder nur eine komplexe Aufgabe zu bewältigen hat. Im richtigen Leben kommt es doch eigentlich nur darauf an, das Projekt oder die komplexe Aufgabe gut und richtig umzusetzen.
Vor einer solchen Herausforderung zu stehen, bedeutet für manchen zunächst eine gewisse Unsicherheit, wie an die ganze Sache heranzugehen ist. Wenn man sich mit dem Begriff des Projektmanagement beschäftigt, so wird man in der Lage sein sehr schnell eine große Menge an Informationen, Rezepten und Material zusammenzutragen. Dies beginnt bei kurzen Tipps und Tricks zu Organisation und Management von Projekten und endet bei wissenschaftlichen Abhandlungen zu Projektführung und Projektmanagement, mit denen man sich wochenlang beschäftigen kann.
Im Folgenden wollen wir uns etwas mit der Thematik befassen und neben einigen grundsätzlichen Betrachtungen zu Projektplanung, Projektführung und Projektüberwachung vor allem die Frage nach den richtigen Werkzeugen beleuchten.
Der Einsatz von Werkzeugen steht ab einer bestimmten Komplexität eines Projekts eigentlich außer Frage. Spätestens wenn es darum geht, auch Dritte über den Stand und den Fortschritt des Projekts zu informieren wird es unumgänglich irgend ein Werkzeug einzusetzen, dass sowohl dem Berichtenden als auch den Berichtsempfängern einen durchgängigen und übersichtlichen Einblick in das Projekt gibt. Wer behauptet, zu einem Projekt an dem mehr als 3 Personen beteiligt sind, das aus mehr als 10 Unteraufgaben besteht und das über mehr als 2 Wochen Laufzeit geht, aus dem Kopf zu jedem Zeitpunkt schnell und ohne Zögern Auskunft erteilen zu können, der ist entweder ein vollkommenes Genie oder hat außer diesem Projekt nichts anderes zu tun. Beides kommt im richtigen Leben nur eher selten vor.