Da wir nun einen ungefähren Überblick gewonnen haben, mit welchen Komponenten eines Projekts wir es zu tun bekommen können, wäre nun zu klären, was geschehen muss, damit es los gehen kann.
Damit es aber wirklich los gehen kann, und alle Beteiligten einbezogen werden können, sollte nicht aus den Augen verloren werden, was wir im vorherigen Abschnitt zusammengestellt haben. Ganz oben steht dort das PROJEKTZIEL.
Mancher wird sich fragen: Ja, und? Ist doch klar, dass ein Projekt ein Projektziel hat.
Stimmt, aber dennoch an dieser Stelle ein gut gemeinter Rat: Formulieren Sie das Projektziel möglichst eindeutig! Eine Zieldefinition wie Der Einkaufsprozess soll optimiert werden schafft keine echte Klarheit zum Ziel. Verschiedene Personen, die dieses Projektziel hören, werden völlig unterschiedliche Erwartungen an das Projekt haben.
Die Geschäftsführung:
Ahh
super, die Kosten für Lieferungen und Material sollen verringert werden, die Lieferanten sollen strenger überwacht werden und eventuell springt ja sogar eine Personaleinsparung in der Abteilung Einkauf heraus.
Die Einkaufsabteilung:
Prima, wir sollen entlastet werden und eventuell sogar personelle Verstärkung bekommen um all die Dinge tun zu können, die sonst liegen bleiben.
Die IT-Abteilung:
Oha, die meisten Prozesse im Einkauf sind EDV gestützt. Da wird wohl eine neue Software kommen, die den Einkauf besser bei Lieferantenauswahl und Ausschreibungsbearbeitung unterstützen soll.
Alle könnten sie recht haben, aber irgendwie wird auch jeder mit seiner Erwartung daneben liegen.
Wenn Sie allerdings ein Projektziel definieren, dass genauer beschreibt, was durch das Projekt erreicht werden soll, dann sind alle Beteiligten sich klar darüber, was sie erwartet.
Ein Projektziel wie:
Der Einkaufsprozess soll optimiert werden
– Ein Prozess zur Lieferantenbewertung soll implementiert werden
– Die Zeitaufwände zur Erstellung und Bewertung von Ausschreibungen sollen verringert werden
– Die Kosten für Materialeinkäufe sollen über einen Zeitraum von 12 Monaten um 5% gesenkt werden
– Die bisherigen Prozesse zur Lieferantenauswahl und Preisermittlung sollen bewertet und so umgestellt werden, dass sie lückenlos durch das vorhandene Einkaufspersonal abgewickelt werden können. Hierzu ist auch die Evaluierung von unterstützender Software vorgesehen.
ist deutlicher formuliert.
Man kann dies sicherlich noch viel besser formulieren und verfeinern. Bemühen Sie sich das Projektziel so genau wie möglich zu definieren. Nehmen Sie sich dazu ruhig etwas Zeit (mehr als 10 Minuten) und sprechen Sie vorab mit den Entscheidungsträgern und Projektbeteiligten über deren Erwartungen. Ein nicht exakt definiertes Projektziel werden Sie höchstwahrscheinlich nie erreichen können. Je relativer das Ziel definiert ist, desto relativer auch der Projekterfolg.