Einige Gedanken zum “Für und Wider” hinsichtlich des Einsatzes von Microsoft Project Server im Unternehmen.
Ohne Anspruch auf Vollständigkeit eine Sammlung von Argumenten und eine kleine Lizenzkostenberechnung.

1                 Überlegungen vor der Implementierung

1.1            Gründe für Project-Server

1.1.1        Unterstützung Multi-Projektmanagement

Beschreibung:
Wird eine Vielzahl von Projekten durchgeführt, so unterstützt MS-Project-Server die Übersicht und Kontrolle über alle Projekte hinweg

1.1.2        Bereistellung unternehmensweiter Standards für Projekte

Beschreibung:
Durch die Möglichkeit für alle Projekte einheitliche Datenfelder bereit zu stellen, werden Standards über alle Projekte hinweg definiert, die zum Beispiel ein projektübergreifendes Reporting ermöglichen.

1.1.3        Rechte und Rollen

Beschreibung:
Jeder Benutzer erhält eine Rolle innerhalb des unternehmensweiten Projektmanagements.Dadurch wird es möglich Benutzer und Benutzergruppen innerhalb der Projekte zu definieren, die auf verschiedene Projektelemente unterschiedliche Rechte erhalten. So wird es beispielsweise ermöglicht Benutzern nur Zugriff auf die Vorgänge zu erteilen, in denen sie als Ressource eingesetzt sind. Durch die klare Rollenverteilung wird die Pflege der Projektstatus erleichtert und kann besser verteilt werden.Durch Rechte und Rollen wird es auch möglich Genehmigungs-Funktionen zu implementieren, die dafür sorgen, dass Fehleingaben verringert werden.

1.1.4        Zentralisiertes Reporting

Beschreibung:
Mit den integrierten Reporting Funktionen wird ein zentrales Berichtswesen über gemeinsame Merkmale ermöglicht.Project-Server stellt ein eigenes Data Warehouse bereit aus dem Scorecards, Dashboards und Berichte generiert werden können. Dies schafft einen besseren Management-Überblick.

1.1.5        Erweiterte Projektmanagement-Features

Beschreibung:
Project-Server bietet Features, wie z.B. die Arbeitszeittabellen, die exakte Erfassung geleisteter Arbeitszeiten nach Kategorien bereitstellt, welche ohne Project-Server einen dauerhaft hohen administrativen Aufwand bedeuten würden.Zu nennen sind weitere Features wie Statusberichte, Benachrichtigungen, Problem- und Risiko-Management sowie Zusammenarbeitsplattform (SharePoint-Foundation).

1.1.6        Zentrales Ressourcen-Management

Beschreibung:
Durch die zentrale Ressourcenverwaltung im Project-Server,greifen alle Projekte auf die gleichen Ressourcen zu und die Verfügbarkeit und Auslastung von Projektressourcen ist zentral überwachbar und auswertbar.

1.1.7        Zusammenarbeitsplattform

Beschreibung:
Sofern im Unternehmen keine Collaboration-Plattform bereitgestellt wird, bringt Project-Server die SharePoint-Foundation-Services mit.Diese bieten eine browserbasierte Plattform zur Zusammenarbeit an Projekten und Projektrelevanten Themen mit. Dazu zählen Dokumentenbibliotheken, frei defiierbare Listen, Diskussionsforen, eine Volltextsuche und Dokumentenmanagement-Funktionen (Checkin/Checkout, Versionierung, Workflows).

1.1.8        Integration ohne Verwendung von MS-Project Clients

Beschreibung:
Projektmitarbeiter sind in der Lage Vorgangsdaten, Arbeitszeiten, Statusberichte, Risikoeinschätzungen und vieles mehr auch ohne die Verwendung von MS-Project Client-Software zu pflegen. Die Browser-Oberfläche des Project-Server bietet hierzu alle Möglichkeiten. Dies reduziert die Einarbeitung von Projektmitarbeitern (kein MS-Project Training), erleichtert die Einbindug von externen Projektmitarbeitern (Browser, Rechte, Rollen) und vermindert die Datenpflege-Last der Projektmanager.Nicht zuletzt reduziert dies auch die Lizenzkosten, die für MS-Project-Clients entstehen würden.Sofern nur die Lizenzkosten betrachtet werden, ist jedoch genau zu kalkuieren.Lizenzkosten (circa):

• Windows Server 2008 R2 Standard SL Open NL (750,00 €)
  • Anzahl Project-Server-Benutzer Windows 2008 CAL  x (30,00 €)
• SQL-Server 2008 R2 Standard SL Open (900,00 €)
  • Anzahl Project-Server-Benutzer SQL-Server CAL x (165,00 €)
• Project-Server 2010 SL Open NL (5000,00 €)
  • Anzahl Project-Server Benutzer CAL x (160,00 €)
• Anzahl Projektmanager x MS-Project Professional (900,00 €)
  • Enthält bereits eine Project-Server CAL

Bei 50 Benutzern mit 10 Projektmanagern ergibt sich ein ungefähres Investitionsvolumen von 32.150,00 € Dem gegenüber würde ein Lizenzvolumen von ca.

• 45.000,00 € bei Verwendung von Einzelplatz MS-Project-Professional
• 30.000,00 € bei Verwendung von Einzelplatz MS-Project Standard

stehen. Somit wird klar, dass sich MS-Project-Server aus reiner Lizenzkosten-Sicht erst in großen Projektmanagement-Umgebungen von mehr als 40-50 Projektmitarbeitern lohnt. Hierbei liegt die Betonung auf LIZNZKOSTEN! Die Betrachtung des zusätzlichen Funktionsumfangs ist hier ausgenommen. Eine Berechnung, welche Kosten entstehen würden, um die zusätzlichen Project-Server Features nachzubilden, wäre nicht belastbar. Einige Features sind unter reiner Client-Software-Verwendung auch überhaupt nicht nachzubilden (Rechte, Rollen, Data Warehouse).  

1.2            Gründe gegen Project-Server

1.2.1        Hoher Investitionsaufwand

Beschreibung:
Siehe Lizenzkosten-Betrachtung im vorherigen Abschnitt “Gründe für Project-Server”

1.2.2        Initialaufwand zur Implementierung

Beschreibung:
Um alle Features des Project-Server in sinnvollem Umfang zu nutzen und Ergebnisse zu erzielen, die mit der reinen Client-Software nicht ohne weiteres zu erzielen wären, ist organisatorisch und konzeptionell ein hoher Initialaufwand zu betreiben. Hier sind ca. 10-20 Tage Konzeption, Workshop und Konfiguration zu veranschlagen.

1.2.3        Abwägung Features

Beschreibung:
Es ist azuwägen, ob im Unternehmens-Projektmanagement auf die Features des Project-Servers zurückgegriffen werden muss, oder ob die benötigten Features organisatorisch anders abgebildet werden können.

1.2.4        Bereitzustellendes Know How

Beschreibung:
Für den Betrieb ist ein gewisses administratives Know How vorzuhalten.Zwar ist der Project-Server nach der Implementierung und Konfiguration meist kein System welches kontinuierlich mit größerem Aufwand administriert werden muss, dennoch müssen die entsprechenden Skills im Unternehmen vorhanden sein.

1.2.5        Bewertung “Mission Critical”

Beschreibung:
Ist das Projektmanagement für das Unternehmen “Mission Critical” ?Entstehen aus der Durchführung von Projektmanagement-Maßnahmen relevante Unternehmensergebnisse?